1.- Planificación estratégica: los bufetes deben tener una estrategia que defina sus metas y prioridades, en función de las necesidades de su negocio. Por su parte, los departamentos jurídicos deben alinearse con los objetivos y prioridades de la compañía a la que pertenecen.

Debe realizarse una planificación empresarial, como cualquier empresa, dejar de ser reactivos y tener un plan.

2.- Formación: no solo legal técnica si no también la empresarial que permita a los bufetes tener directivos y no solo abogados. De esta manera, se conseguirá generar un ecosistema, en el que las decisiones del bufete o del departamento legal, se tomen en función de análisis de datos y en congruencia con los objetivos de la planificación estratégica.

3.- Business Intelligence: la estructuración de los datos nunca ha tenido tanta relevancia, entender los mismo y extraer información que pueda ayudar a comprender mejor el negocio del bufete o empresa, donde focalizar los esfuerzos o que puntos de la planificación estrategia están funcionando mejor.

4.- Gestión financiera: a menudo los bufetes trabajan sin un presupuesto anual. Prever el rendimiento financiero del bufete o departamento, gestionar los flujos de caja o ver el impacto económico de las actividades del departamento legal en la cuenta de explotación de su compañía, es un eje fundamental de las legal operations.

5.- Gestión de proveedores: encontrar a los mejores proveedores de legal operations, servicios jurídicos o software legaltech (u otro) no es tarea fácil. Han de establecerse pautas para su gestión, buscando no solo la calidad del servicio, sino la eficiencia y las características que más se adapten al bufete o al departamento jurídico. Se debe intentar encontrar al mejor especialista para cada caso.

6.- Gobierno corporativo: el diseño y la implantación de políticas en consonancia con los criterios ESG, cada vez más demandadas y necesarias, junto con el diseño de manuales de procedimientos y buenas prácticas para la el bufete o departamento jurídico, son una pieza clave de las legal operations.

7.- Gestión del conocimiento: los bufetes deben establecer procesos e implementar tecnologías para la gestión del conocimiento, de una forma ágil y accesible para todos los miembros del equipo. Ello les permitirá estandarizar y automatizar documentos y transmitir y fijar criterios ante situaciones concretas que hagan más ágil la tramitación de los asuntos.

8.- Organización y bienestar: en consonancia con el buen gobierno corporativo y en estrecha colaboración con el departamento o el responsable de recursos humanos, aplicando Business Intelligence, deben establecerse políticas claras sobre la organización, los roles y la carrera de los abogados de la firma legal, al igual que han de implementarse políticas que velen por el bienestar de todos los miembros del equipo.

9.- Operaciones: industrializar sus procesos internos e incorporar mejor talento para la gestión de las operaciones, con el objetivo de alcanzar la excelencia operacional y la máxima eficacia, concentrando el talento legal en que mejor sepa hacer.

10.- Project Management: convertir los asuntos en proyectos, con su planificación, costes y presupuestos, indicadores de mejora, medición de tiempos, así como, estableciendo los mejores equipos para cada asunto (proyecto).

11.- Modelos de entrega de servicio: han de generarse “paquetes de servicios”, eficientes y adaptados a las necesidades del cliente, de la mano de otros departamentos de la compañía en el caso de los departamentos jurídicos o de la mano de proveedores externos en el caso de los bufetes.

12.- Tecnología: la optimización y eficiencia pasa por la transformación digital, aplicando las tecnologías adecuadas. Para obtener los mejores resultados, se debe definir correctamente el proyecto para poder encontrar el proveedor de software o de servicios adecuado para el desarrollo del mismo.

Estas 12 claves harán del bufete o del departamento jurídico un operador eficiente que se adapte al nuevo ecosistema legal del siglo XXI.

Cierto es que podría pensarse que las legal operations solo son para grandes bufetes o empresas, pero nada más lejos de la realidad. Estas 12 claves pueden ser implementadas por empresas o bufetes grandes o pequeños que deseen cambiar su metodología de trabajo, adaptándose a los nuevos retos del sector.